Descubre qué es un dashboard ejecutivo, cómo diseñarlo en Excel, qué elementos debe incluir y cómo ayuda a la toma de decisiones estratégicas en empresas.
Uno de los métodos más eficaces para gestionar los datos y métricas clave de una empresa es la elaboración de dashboards ejecutivos, que se realizan recopilando información específica para una audiencia determinada, para luego incorporarla en softwares especializados como Excel o similares.
Esta herramienta, que podríamos traducir como panel de ejecutivos o cuadro de mando, es importante porque proporciona datos de diversas fuentes, lo que facilita la toma de decisiones eficaces. Su diseño puede ser complejo, pero debe resultar intuitivo para los usuarios, proporcionándoles una interfaz sencilla y contextualizada.
La elaboración y gestión de dashboards, así como otras herramientas de representación de datos, forma parte de la malla curricular del MBA de UNIR, situándose dentro del programa superior universitario de Business Intelligence. Este doble posgrado es ideal para ti si deseas obtener el máximo rendimiento posible de los datos de tu compañía.
En este artículo repasaremos cómo hacer un buen dashboard de manera organizada, para que puedas sacarle el máximo provecho.
¿Qué es un dashboard ejecutivo?
El dashboard ejecutivo suele ser descrito como un informe gráfico que muestra indicadores clave de rendimiento (KPIs) u otros datos cuantitativos de una empresa, con el objetivo de facilitar la integración y el análisis de los datos en tiempo real.
De acuerdo a Resnick, M., los tableros ejecutivos son sistemas que proporcionan vistas holísticas y detalladas en forma simultánea, y están destinados a proporcionar inteligencia empresarial a gerentes y administradores, permitiéndoles obtener mejoras en:
- Procesos comerciales
- Dirección de empleados
- Aprendizaje organizacional
- Toma de decisiones
- Competencia con otras empresas
- Identificación de problemas
- Servicio al cliente
“Para apoyar un conjunto considerable de requisitos, los tableros ejecutivos deben ser personalizables para varios tipos de usuarios y tareas. Los ejecutivos en la parte superior de una jerarquía a menudo deben integrar datos de áreas funcionales dispares al tomar decisiones críticas”. (1)
Fuente: Building the Executive Dashboard
¿Cómo crear un dashboard en Excel?
Para obtener gráficos estadísticos sobre tu empresa a través de un panel de mando, puedes utilizar una amplia variedad de herramientas de negocios, entre las que destacan Tableau, Power BI, entre otras. Sin embargo, el software por excelencia para crearlo es Excel, debido a su carácter universal.
Entonces, si te preguntas cómo crear un dashboard interactivo en Excel, los siguientes pasos pueden servirte como punto de referencia.
Establece los objetivos
Antes de empezar a trabajar con los datos, ya sea con herramientas BI (business intelligence) o con otros métodos, es primordial identificar cuál es el propósito central del dashboard y a qué audiencia va dirigido. Tener certeza en estos puntos te ayudará a definir los siguientes pasos.
Organiza los datos
Utiliza los comandos de Excel para empezar a preparar y estructurar los datos del dashboard de forma ordenada. Puedes personalizar la información para que se centre en lo más relevante para el equipo que tendrá acceso al panel.
Selecciona las métricas adecuadas
Al momento de elegir los KPIs, debes asegurarte de que se ajusten al propósito del panel y al contexto empresarial. También te ayudará a ordenarlos según su jerarquía para que los usuarios puedan priorizar los que resulten más críticos.
Utiliza fórmulas para crear indicadores
De acuerdo a tu nivel de dominio de Excel, puedes utilizar fórmulas para obtener cifras que se ajusten a lo que requiere el usuario. Por ejemplo, el comando de suma te ayudará a obtener los ingresos totales de cada mes.
Elige los gráficos adecuados para cada caso
El apartado gráfico es fundamental, porque influye directamente en el impacto visual que tendrá el dashboard ejecutivo. Para mostrar las tendencias a lo largo del tiempo, es frecuente usar las barras, mientras que las proporciones se entienden mejor con gráficos circulares.
Añade elementos interactivos
Las tablas de mando modernas permiten realizar modificaciones en tiempo real, ya sea para actualizar información o incorporar bucles de retroalimentación. Para ello, puedes incorporar filtros, opciones de búsqueda, cajas de comentarios, etc.
¿Qué debe incluir un dashboard?
Los elementos de un dashboard ejecutivo varían según la necesidad de cada área. Por ejemplo, hacer un dashboard en Excel de ventas conlleva un proceso distinto que un dashboard para otras áreas, como Operaciones, Marketing o Recursos Humanos.
Más allá de su enfoque específico, estas son algunas características que no pueden faltar en el común de los dashboards para empresas:
- Información práctica: A diferencia de los informes, los dashboards utilizan datos sin procesar y, en base a ello, muestran el contenido que resulte esencial para los usuarios en tiempo real.
- Diseño intuitivo: Resulta fundamental que el tablero cuente con una interfaz sencilla, en la que los datos se muestren de forma ordenada, evitando complejidades innecesarias.
- Filtros: Cuando el tablero contiene información extensa, los filtros ayudan a realizar búsquedas de datos o indicadores de rendimiento concretos.
- Gráficos y tablas: Es importante que sepas cómo hacer un dashboard con tablas dinámicas, cuadros, barras y otros elementos visuales que faciliten la comprensión de los usuarios.
- Acceso en la nube: Utilizar herramientas web para brindar acceso al dashboard permite que los usuarios puedan visualizar su contenido sin importar dónde se encuentren.
- Adaptación a dispositivos móviles: El diseño del tablero debe estar orientado tanto para computadoras de escritorio como para smartphones y tablets.
Ejemplos de dashboards ejecutivos
Cada dashboard ejecutivo es único, porque contiene información específica en relación a una empresa, ya sea a nivel general o en áreas específicas. Entre los ejemplos de dashboards más comunes, encontramos:
- Tableros con información financiera de la empresa y proyecciones a futuro.
- Panel con informes ejecutivos sobre el desempeño de cada departamento.
- Vistas integrales de la salud financiera de la empresa.
- KPIs sobre el rendimiento del negocio en una línea de tiempo específica.
- Panel de flujo de caja con datos de gastos e ingresos.
- Dashboard con resultados de ventas y objetivos a corto/mediano plazo.
- Tasas de conversión de leads a clientes.
Beneficios de los dashboards para la gestión empresarial
Saber cómo hacer un buen dashboard, ya sea en Excel o con otras herramientas especializadas, es el primer paso hacia un modelo de inteligencia empresarial, lo que conlleva una serie de beneficios, incluyendo:
- Presentación de datos complejos en formatos fáciles de entender y visualmente atractivos.
- Acceso rápido a la información, sin necesidad de recurrir a informes o reportes.
- Mayor eficiencia en el análisis de datos.
- Facilidades para la toma de decisiones importantes.
- Ahorro de tiempo, al reunir toda la información necesaria en un solo lugar.
- Medición precisa del desempeño de un determinado proyecto en base a métricas clave.
- Oportunidad para identificar mejoras e implementarlas de inmediato.
Elaborar un dashboard puede resultar difícil al comienzo, ya que es necesario gestionar grandes cantidades de datos, identificar KPIs precisos y dominar herramientas informáticas. Sin embargo, una formación adecuada en carreras como Administración de Empresas y afines te será útil para familiarizarte con el entorno corporativo y crear paneles que superen las expectativas.
Bibliografía APA
(1) Resnick, M. (2003, octubre) Building the Executive Dashboard. Proceedings of the Human Factors and Ergonomics Society Annual Meeting 47(13) https://www.researchgate.net/publication/268375706_Building_the_Executive_Dashboard
