En este artículo explicaremos más en detalle qué son los inventarios, su importancia y cuál es el proceso a seguir para elaborarlos.
En una compañía de comercio, retail o manufactura, la administración del almacén es una de las funciones más importantes, ya que incide directamente en aspectos como la optimización de recursos, reducción de costos y la satisfacción del cliente. Para lograr una gestión efectiva en esta área, es necesario conocer qué es un inventario y cómo elaborarlo.
Dada su importancia, la gestión del inventario de almacén forma parte del plan de estudios de diversas carreras orientadas a los negocios y dirección empresarial. Algunos ejemplos son la Maestría en Retail Management, Maestría en Dirección de Operaciones o la Maestría en Ecommerce, disponibles en la Universidad UNIR.
¿Qué es un inventario?
Un inventario es una lista detallada de todos los activos materiales o existencias que utiliza una empresa para realizar sus operaciones diarias, incluyendo los artículos que irán a la venta y todos los insumos que se utilizan para fabricarlos. La gestión del inventario se realiza dentro de un almacén.
A través del almacenamiento de existencias, las empresas se aseguran de que los bienes con los que trabajan estén disponibles siempre que sean requeridos. Además, garantizan la reposición inmediata de los productos en venta según la demanda del cliente.
Lejos de limitarse a contabilizar la cantidad de productos que hay en un almacén, un modelo de inventario actual ofrece información detallada, que sirve como base para tomar decisiones a nivel logístico y económico. Algunos datos que se desprenden de esta lista son:
- Descripción completa de cada artículo.
- Identificador o código de producto.
- Ubicación exacta de cada producto en los sectores del almacén.
- Costo unitario de cada existencia.
- Número de unidades disponibles de cada producto.
- Cantidad mínima y máxima de stock que se puede almacenar.
- Etc.
Proceso: ¿Cómo se hace un inventario?
Cada organización posee un proceso de inventario acorde a sus actividades, por lo que existen varias fórmulas distintas para obtener este documento. En la actualidad disponemos de un sinfín de programas y aplicaciones que nos ayudan a realizar esta tarea de forma más sencilla, pero todavía hay quienes prefieren hacer su inventario de almacén a mano.
Para que te hagas una idea de cómo hacer un inventario de almacén, compartimos esta pequeña guía con los puntos básicos que debes tener en cuenta.
Planificación
El primer factor a considerar al momento de hacer un inventario es el criterio que vas a seguir. Por ejemplo, si quieres contabilizar los productos que ingresan y salen a cada momento, deberás realizar inventarios periódicos. Pero si tu objetivo es conocer los estados financieros de la empresa o identificar tendencias de ventas, el inventario tendrá intervalos de tiempo mayores, como mensuales o anuales.
Clasificación de existencias
Define si harás un inventario de materiales, suministros, productos terminados o de todos los elementos acopiados del almacén de la empresa. Cualquiera sea el caso, es conveniente dividir las existencias por categorías, para que el control sea más eficiente.
Protocolo de productos
Establece un método para contabilizar toda la mercancía, ya sea por estantes, columnas, categorías, etc. También define las acciones a seguir ante ciertos escenarios. Por ejemplo, si durante el conteo se encuentran objetos dañados, caducados o que pertenecen a otra área, puedes registrarlos en una sección aparte y crear un nuevo registro para incluirlos en el inventario.
Conteo de mercancía
Realiza el recuento físico de la mercancía del almacén siguiendo el protocolo que estableciste, ya sea de forma individual o en equipo. Procura registrar cada insumo, material o artículo en tu hoja de inventario de manera precisa y ordenada. Utiliza una calculadora para hacer cálculos y evitar errores.
Recuento
Los conteos manuales siempre están sujetos a posibles errores. Para detectarlos y corregirlos a tiempo, es recomendable realizar un reconteo para corroborar los datos obtenidos en el paso anterior.
Análisis de datos
Compara los resultados del inventario con otros documentos como facturas o registros, para confirmar que no existan discrepancias y que las existencias en el almacén seas suficientes para cubrir la demanda actual. El análisis de los datos será crucial para la toma de decisiones.
Copia de seguridad
Una vez culminado el inventario de almacén, realiza una copia de seguridad del mismo. Este archivo te será de utilidad si surgen errores y necesitas volver a la versión anterior. Así, no te verás obligado a invertir tiempo y dinero en hacer otro documento desde cero.
Importancia de la gestión de almacenes e inventarios
La gestión de inventarios y almacenes de una empresa te ayudará a comprobar que la mercancía adquirida realmente se encuentra en el lugar. Pero su relevancia también se explica por otras razones:
- Permite satisfacer la demanda de clientes sin incurrir en sobrecostos o niveles de stock excesivos.
- Garantiza operaciones fluidas y una asignación de recursos acertada.
- Al mantener un nivel de existencias adecuado, se reduce el riesgo de desabastecimiento.
- Reduce el tiempo de procesamiento de pedidos, lo que contribuye a una mayor satisfacción del cliente.
- Minimiza los costos de mantenimiento.
- Mejora la eficiencia de toda la cadena de suministro.
Ejemplos de inventarios
Ahora que sabes más a detalle qué es un inventario y por qué resulta tan relevante para una empresa, probablemente desees ver algunos ejemplos de inventario. La web está llena de formatos, técnicas y modelos de este documento, a tal punto que podrían generar cierta confusión al comienzo.
Para hacerte las cosas un poco más sencillas, compartiremos algunos de los métodos más utilizados para elaborar un inventario, los cuales difieren según el tipo de empresa, el volumen de existencias, entre otros detalles. Utilízalos como referencia para hacer tu propia clasificación.
Inventario ABC
El modelo ABC se utiliza para ordenar los elementos de un almacén de acuerdo a su importancia. Por lo general, las existencias más importantes son aquellas que tienen un valor comercial más alto. En esa línea, se otorga a cada producto un nivel de clasificación A, B o C para definir su prioridad.
Inventario PEPS
Otro de los sistemas de inventario más utilizados, en especial en la industria alimentaria, es el PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir). Consiste en registrar los productos de acuerdo a su fecha de ingreso, asumiendo que las unidades más antiguas deben tener prioridad de salida, con el objetivo de que no caduquen o se deterioren.
Inventario de conteo cíclico
Aunque es un método algo más complejo, los inventarios de conteo cíclico ayudan a mantener un control sobre los bienes de la empresa y asegurar el reabastecimiento cada vez que sea necesario. En este caso, se establece una frecuencia de conteo (mensual, trimestral, etc.) para cada producto, junto con el costos unitarios, cantidades, etc.
Recuerda que la gestión de inventario no siempre será un asunto sencillo. Compañías de gran tamaño como cadenas de supermercados, fábricas o distribuidoras requieren de estrategias de clasificación más avanzadas, para lo cual recurren a personal con formación especializada.
Desde la Universidad UNIR te invitamos a conocer nuestros posgrados en ciencias económicas, donde encontrarás las herramientas necesarias para perfeccionar tus conocimientos en el campo logístico y liderar la gestión de inventario en todo tipo de organizaciones.
