Imagina una organización donde todo fluye sin interrupciones: cada actividad está conectada, los resultados son consistentes, y los equipos trabajan con claridad y eficiencia.
Esto es el resultado de aplicar la gestión por procesos. Pero, ¿qué significa exactamente la gestión por procesos, cómo funciona y de qué manera puedes implementarla con éxito, especialmente en un país como Perú?
Quédate para descubrirlo. Recuerda que puedes formarte académicamente para ser un profesional exitoso en la gestión por procesos en la Maestría en Operaciones y Logística.
¿Qué es la gestión por procesos y por qué es importante?
La gestión por procesos (también conocida como BPM por sus siglas en inglés, Business Process Management) es un enfoque estratégico que busca alinear todas las actividades de una organización con sus objetivos.
En lugar de enfocarse en tareas o departamentos aislados, esta metodología optimiza las interacciones entre los procesos para generar valor de manera continua.
Según la Secretaría de la Gestión Pública (SGP) de la Presidencia del Consejo de Ministros del Perú (PCM) define la gestión por procesos como un método para estructurar, coordinar, liderar y supervisar las actividades laborales de forma integrada y ordenada en las distintas áreas de la organización, con el objetivo de atender las necesidades y expectativas de los ciudadanos y alcanzar las metas de la entidad (1).
Definición de gestión por procesos y sus beneficios
La definición de gestión por procesos puede resumirse como un conjunto de prácticas destinadas a planificar, ejecutar, medir y mejorar los procesos organizacionales. Sus principales beneficios incluyen:
- Eficiencia operativa: reduce tiempos y costos al eliminar redundancias.
- Mayor calidad: mejora los resultados al estandarizar las actividades.
- Enfoque en el cliente: asegura que cada proceso aporte valor al usuario final.
- Transparencia: facilita el monitoreo y la evaluación de resultados.
En un entorno competitivo, implementar este enfoque puede marcar la diferencia entre una organización que prospera y otra que lucha por mantenerse.
Gestión por procesos en el sector público y en salud
Respecto a la gestión por procesos en el sector público del Perú, es importante tener en cuenta que en este ámbito los procesos se administran como un sistema compuesto por una red interrelacionada, lo que permite comprender mejor los elementos que generan valor para la entidad.
De manera específica, la SGP de la PCM emitió la Norma Técnica Nº 001-2018-SGP, para la Implementación de la Gestión por Procesos en las entidades de la administración pública, esta normativa cuenta con un marco metodológico para la implementación de la gestión por procesos de su propia cadena de suministro, indicando que esta es progresiva y contiene tres fases;
- primero, determinación de procesos;
- segundo, seguimiento, medición y análisis de procesos;
- tercero, mejora de proceso (2).
Asimismo, existe una guía metodológica para la implementación de la gestión por procesos como una herramienta para mejorar los procesos de las entidades públicas, la cual tiene como fin que se mejoren los procesos de las entidades públicas para que brinden bienes y servicios de calidad que impacten positivamente en los ciudadanos peruanos (3).
Respecto a la gestión por procesos en Salud, según la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública esta debe ser obligatoria en entidades como EsSalud (Seguro Social de Salud), así es relevante que la gestión por procesos se apliquen de forma integral en el sector salud, para que se involucren procesos estratégicos, operativos y de apoyo o soporte (4).
Diferencias entre gestión por procesos y gestión por proyectos
Aunque a menudo se confunden, la gestión por procesos y la gestión por proyectos tienen objetivos y enfoques distintos:
- Gestión por procesos: se centra en actividades repetitivas que generan resultados continuos, como el control de inventarios o la atención al cliente.
- Gestión por proyectos: busca alcanzar un objetivo específico en un tiempo limitado, como implementar un nuevo sistema informático.
Mientras que los proyectos tienen un principio y un fin definidos, los procesos son cíclicos y permanentes.
Cómo implementar la gestión por procesos: herramientas y metodologías
Implementar la gestión por procesos con éxito requiere seguir pasos claros y utilizar las herramientas adecuadas:
- Mapea tus procesos actuales: identifica todas las actividades dentro de tu organización y su relación.
- Define indicadores clave: establece qué métricas vas a medir, como tiempo de ciclo, costos o calidad del servicio.
- Automatiza y digitaliza: utiliza software especializado como herramientas BPM para gestionar y optimizar procesos.
- Capacita a tu equipo: asegúrate de que todos comprendan los objetivos y beneficios del enfoque.
- Monitorea y mejora continuamente: evalúa los resultados y ajusta los procesos según sea necesario.
BPM como disciplina de gestión por procesos
El Business Process Management (BPM) es más que una herramienta tecnológica; es una disciplina integral que combina metodologías, tecnología y gestión del cambio. BPM permite automatizar procesos, detectar ineficiencias y garantizar que las actividades se realicen según lo planeado. Además, facilita la integración de administración estratégica por calidad total con objetivos a largo plazo.
Retos comunes y soluciones
Aunque los beneficios son claros, implementar la gestión por procesos no está exento de retos. Algunos de los más comunes incluyen:
- Resistencia al cambio: superar este obstáculo comunicando los beneficios y proporcionando capacitación.
- Falta de herramientas adecuadas: invertir en tecnología BPM puede marcar la diferencia.
- Falta de seguimiento: establecer una cultura de mejora continua para evitar que los procesos se estanquen.
En Perú, el camino hacia una administración por resultados pasa por adoptar enfoques como la gestión por procesos. Si deseas convertirte en un profesional académicamente destacado en este rubro, recuerda que puedes cursar las maestrías ofrecidas por UNIR.
Referencias bibliográficas norma APA
- Presidencia del Consejo de Ministros del Perú. Secretaría de la Gestión Pública (2013). Metodología para la implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública: anexo 2. Lima: SGP, PCM.
- Presidencia del Consejo de Ministros del Perú (2018). Norma técnica 001-2018-PCM/SGP-Norma técnica” Implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública”. https://cdn.www.gob.pe/uploads/document/file/264476/RSGP_N_006-2018-PCM-SGP.pdf?v=1546470348
- Presidencia del Consejo de Ministros del Perú (2013). Implementación de la gestión por procesos en la administración pública. https://cdn.www.gob.pe/uploads/document/file/2076052/IMPLEMENTACIO%CC%81N%20DE%20LA%20GESTIO%CC%81N.pdf.pdf?v=1628718808
- Guerrero, L. R., & Urteaga, P. D. (2017). Aplicando la gestión por procesos en el sector salud del Perú. Rev Acad Peru Salud, 24(1), 34-48.
